A seguito della selezione, la gestione della manifestazione è stata affidata a Italsar S.r.l., realtà attiva da oltre quarant'anni nel settore cinematografico e della promozione culturale. La scelta di una concessione pluriennale rappresenta un investimento strategico da parte dell'Amministrazione comunale, con l'obiettivo di consolidare e sviluppare nel tempo una proposta culturale di qualità, valorizzando il Teatro Arena come luogo di incontro, partecipazione e crescita culturale per l'intera comunità.
Tra gli elementi che hanno caratterizzato positivamente il progetto presentato da Italsar S.r.l. figurano in particolare l'attenzione riservata ai temi dell'accessibilità e dell'inclusione. Il programma prevede infatti l'introduzione di strumenti e servizi dedicati alle persone con disabilità sensoriali, in particolare audiolesi e ipovedenti, tra cui il sistema MovieReading, per rendere l'esperienza cinematografica sempre più aperta e fruibile da tutti.
L'effettiva disponibilità di tali funzionalità sarà tuttavia legata alla compatibilità dei singoli titoli e ai contenuti resi accessibili dai distributori cinematografici. L'obiettivo è comunque quello di ampliare progressivamente le opportunità di accesso al cinema, favorendo una partecipazione sempre più ampia e inclusiva del pubblico.
Particolare rilievo è stato attribuito anche al miglioramento dell'accoglienza e del comfort del pubblico, attraverso interventi volti a qualificare ulteriormente l'esperienza degli spettatori e a rendere il Teatro Arena uno spazio sempre più accogliente e funzionale.
Valutata positivamente anche la politica tariffaria proposta, orientata a favorire l'accessibilità economica dell'offerta culturale, insieme alla volontà di sviluppare iniziative dedicate a pubblici differenti, dalle famiglie ai giovani, fino agli appassionati di cinema d'autore.
La concessione quadriennale consentirà di programmare un percorso di crescita progressiva della rassegna, rafforzando il legame con il territorio, il mondo associativo e il sistema culturale regionale, con l'obiettivo di consolidare il ruolo dell'Arena come uno dei principali punti di riferimento culturali dell'estate castellana.